Een van de meest gestelde vragen van startende ondernemers luidt: “Hoe kan ik een goede boekhouder vinden die mij daadwerkelijk kan helpen?” Een boekhouder kost over het algemeen veel geld en bij een verkeerde keuze levert het weinig op. In het slechtste geval kunnen de kosten van een boekhouder oplopen tot wel duizenden euro’s per jaar waarbij je hier niets voor terugkrijgt.
Het kiezen van een goede boekhouder is dus belang voor elke startende ondernemer. Om deze reden zullen we hieronder een aantal tips verstrekken zodat jij op basis van deze tips de juiste boekhouder kunt vinden voor jouw onderneming.
Tip 1: Kies eerst of je een boekhouder of accountant wilt
Een boekhouder is niet hetzelfde als een accountant ondanks dat ze wel grotendeels hetzelfde werk verrichten. Het verschil zit hem erin dat iedereen zichzelf een boekhouder mag noemen, terwijl een Accountant een bescherm beroep is. Zo hebben Accountants over het algemeen een universitaire opleiding afgerond en dienen ze ook jaarlijks hun kennis te updaten. Als je als startende ondernemer toegevoegde waarde wilt is het dus aan te raden om voor een accountant te kiezen. De kosten van een gemiddelde accountant ligt wel een stuk hoger dan die van de gemiddelde boekhouder. Kijkend naar de meeste startende ondernemers is het zeker niet verstandig om in de aanloopfase rekening te houden met de kosten. Kies daarom altijd voor de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Tip 2: Gaat hij of zij met de tijd mee?
Door de opkomst van technologische ontwikkelen wordt boekhouden steeds eenvoudiger voor jou als ondernemer. Zo is het tegenwoordig al mogelijk om bankafschriften automatisch te uploaden in boekhoudpakketten middels een scanfunctie. Hierdoor worden de facturen gekoppeld aan de betreffende grootboekrekeningen waardoor handmatig invoerwerk verleden tijd is.
Boekhoudpakketten moeten online eenvoudig te raadplegen zijn. Hierdoor ben jij als startende ondernemer in staat om op elk moment te zien hoe jouw onderneming er financieel voor staat. Door de opkomst van deze technologische ontwikkelen kan er enorm veel tijd bespaard worden door zowel de boekhouder als de ondernemer. Als je op zoek gaat naar een geschikte boekhouder of accountant is het altijd goed om te kijken of de betreffende adviseur meegaat in de tijd.
Kom jij erachter dat jouw boekhouder of accountant nog handmatig de bankafschriften overtypt in een boekhoudprogramma? Of dat de boekhouding eens per kwartaal wordt verwerkt? Dan is het aan te raden om aan de bel te trekken. Door de technologische oplossingen is het mogelijk om real-time inzicht te hebben in je cijfers.
Tip 3: Kijk of je de specialist kunt volgen
Een boekhouder of accountant is specialist op zijn of haar vak, dit is immers de reden om de betreffende specialist in te schakelen. Uit diverse onderzoeken blijkt dat specialisten soms in staat zijn om hun kennis niet goed up-to date te houden. Probeer tijdens een kennismakingsgesprek vragen te stellen over bepaalde recente ontwikkelingen. Als een specialist niet eenvoudig zijn stof kan uitleggen, dan begrijpt de betreffende specialist die materie niet goed genoeg.
Om deze reden is het altijd aan te raden om je nieuwe adviseur tijdens een kennismakingsgesprek diverse inhoudelijke vragen te stellen. Zo is het bijvoorbeeld goed om te vragen of hij bepaalde materie nog eens kan uitleggen en waarom bepaalde handelingen op een specifieke manier wordt gedaan. Als de specialist de simpele vragen niet kan uitleggen, dan is het goed om verder te zoeken naar een specialist die dit wel kan.
Tip 4: Maak vaste prijsafspraken
Als vierde tip geven we altijd mee dat het aan te raden is om vaste prijsafspraken te maken met een adviseur. Niets is namelijk zo vervelend als het krijgen van een factuur voor werkzaamheden die uiteindelijk hoger uitvallen. Daarnaast hoor je ook vaak geluiden uit de praktijk dat een kennismakingsgesprek wordt belast met een vergoeding van 200 euro.
Als ondernemer wil je natuurlijk goed advies krijgen, maar hierbij moet je niet voor onaangename verassingen komen te staan. Om deze reden is het goed om 100 procent heldere afspraken te maken met jouw accountant of boekhouder. Het advies voor elke startende ondernemer is om een vaste prijs af te spreken per jaar. Zodoende weet je zeker dat je nooit teveel zult betalen. Groeit jouw onderneming? Dan kun je het budget jaarlijks aanpassen naar mate je groei.
Tip 5: Het bijhouden van kennis
Een ander belangrijk aandachtspunt voor het kiezen van de juiste specialist is de mate waarin een specialist zijn/haar expertise bijhoudt. Is de specialist up to date met fiscale kennis? Is hij op de hoogte van de nieuwe EU-btw regels? Is hij aangesloten bij een beroepsvereniging zoals de NBA of NOAB? Dit zijn allemaal vragen die je jezelf dient te stellen als je in een selectieprocedure zit voor een nieuwe boekhouder of accountant. Hierdoor weet je zeker dat de kennis up to date is en dat je altijd het beste advies krijgt. Je wilt immers niet advies krijgen op basis van oude regels.
Tip 6: Praat met minimaal twee specialisten
Het is bij een selectieprocedure van een nieuwe boekhouder of accountant altijd goed om meer dan een boekhouder of accountant te spreken. Hierdoor ben jij in staat om diverse partijen met elkaar te doen vergelijken. Veel startende ondernemers maken de fout om enkel naar het advies van een collega-ondernemer te luisteren. Dit wilt echter niet zeggen dat de betreffende boekhouder ook daadwerkelijk goed is. Collega-ondernemers hebben namelijk de neiging om een keuze die ze hebben gemaakt te willen verdedigen. Om deze reden is het vanzelfsprekend dat jouw collega-ondernemers hun eigen boekhouder de hemel in prijzen. Wordt een accountant of boekhouder aanbevolen door iemand in jouw netwerk? Nodig deze altijd eerst uit voor een persoonlijk gesprek zodat je kunt kijken of de specialist kan voldoen aan jouw verwachtingen. Tot slot, nodig altijd meer dan een specialist uit voor het maken van de beste keuzes.
